Organízate con eficacia - reseña crítica

Pocos libros son capaces de cambiar la vida de las personas. David Allen nos enseña a mantener la vida organizada y a ser una persona diez veces más productiva. 

Más que un libro, esto es un método, y en este resumen, te ayudaremos a ponerlo en práctica. ¿Empezamos?

¿Zeigar qué?

En la década de los 20, Bluma Zeigarnik se dispuso a observar un restaurante y a entender cómo funcionaba. En su estudio, la psicóloga rusa percibió que los meseros tenían la habilidad de acordarse de órdenes complejas. Esto permitía que entregaran la comida correcta a las mesas correctas con alta eficiencia.

Además de eso, tenían la facilidad de cerrar cuentas con velocidad, justo después de que el cliente terminara su cena. Sin embargo, observó un fenómeno interesante, llamado posteriormente, el efecto Zeigarnik. 

Justo después de pagar la cuenta de una mesa era como si esta hubiera salido de la cabeza del mesero. Si un cliente regresaba con una duda sobre su cena, los meseros necesitaban esforzarse mucho para recordar. La mayoría de las veces, se equivocaban.

A partir de esas observaciones, Zeigarnik desarrolló una teoría: nuestra energía mental es atraída por las tareas incompletas y, una vez que una tarea concluye, la olvidamos. Años después, diversos investigadores confirmaron la tesis de Zeigarnik con diversos experimentos.

Habemus GTD

David Allen, al desarrollar su famoso método, llamó a este efecto “circuitos abiertos”, y lo definió como “cualquier cosa que atrae nuestra atención porque no está en su debido lugar”. Los circuitos abiertos pueden ser cosas complejas como “terminar con el hambre de África” o tan pequeñas como “poner un sobre en el correo”.

El punto central del libro es buscar que las personas aprendan a lidiar con sus circuitos abiertos de manera eficiente. Así, incluso las personas que no están conscientemente “estresadas”, siempre estarán más relajadas, enfocadas y productivas.

Para eso, propone un método al que llamó GTD o Getting Things Done (en una traducción libre, “haciendo que las cosas se hagan” o “concluyendo tareas”). El GTD es un sistema para controlar esos circuitos abiertos, para que puedas enfocarte en tu tarea actual, sin distracciones.

Según David Allen, cada circuito abierto en tu vida debe tener un lugar propio, organizado y archivado, para que puedas sacarlo de la cabeza temporalmente. Además, tendrás la tranquilidad de que cuando necesites visitarlo nuevamente esté debidamente catalogado. 

El GTD también presenta un sistema de priorización de tareas. Así, podrás garantizar que siempre estarás actuando en la actividad más importante en aquel momento. El sistema está dividido en cuatro etapas. Conócelas a continuación.

Etapa 1: recolectando información

El primer paso para adoptar el GTD es reunir las tareas que te desconcentran. Puedes usar papel, una herramienta como Evernote o incluso un e-mail para hacer esto (nuestro favorito es el Inbox de Google). 

Las tareas que necesitas colectar en esta lista irán desde tus actividades del día a día hasta solicitudes de colegas de trabajo, amigos y familiares. Para tener éxito en esta etapa es importante que recojas todas las tareas planteadas para que salgan de tu cabeza. Esta lista debe ser revisada constantemente cada vez que realizas o cancelas una tarea.

Tener esta lista es esencial. Si una tarea está abierta en tu cabeza, es importante que tomes nota. De otra forma, terminará tornándose una distracción que te hará perder la concentración todo el tiempo.

Etapa 2: procesando la información

Es imposible terminar todas tus tareas y cerrar todos tus circuitos. Es parte de la naturaleza humana que siempre aparezcan nuevos circuitos abiertos. Pero si no puedes hacer todas las tareas que anotaste, ¿cómo puedes mantener tu lista vacía?

Para eso existe un proceso de limpieza simple, pero extremadamente eficiente, que te mantendrá organizado.

Paso 1. Identifica el ítem: antes de comenzar una nueva tarea, es necesario que identifiquemos lo que está contenido en ella y lo analicemos. Pregúntate: “¿qué es eso?” y entiende a fondo lo que aquella tarea representa.

Esto es muy importante, especialmente cuando las tareas son peticiones que vienen de otras personas, como e-mails. Entender el ítem te ayudará a decidir qué tareas necesitas hacer para cerrar el circuito abierto.

Paso 2. Pregúntate: “¿necesito hacer algo en relación a eso?”. Esta pregunta es interesante, debido a que no todas las tareas necesitan realmente ser realizadas. Algunas peticiones pueden no tener sentido. También puede suceder que alguien de tu equipo no sea necesariamente la mejor persona para hacerlo.

Si identificas una tarea que no tiene relación contigo, necesitas hacer alguna de las siguientes cosas: tirarla a la basura o archivarla como “tal vez un día”. Esto es para cualquier cosa que puedas querer hacer en el futuro pero que no puedes hacer o no quieres hacer en el momento.

Archívalo como “referencia” (no necesitas hacer nada al respecto, pero puedes necesitar alguna de esas informaciones más tarde). Es una buena idea tener un sistema organizado para guardar ítems de referencia.

Si la tarea requiere de tu atención, pero no en el momento, es mejor marcarla como tal. Es esencial ponerla en una lista para ser revisada en el futuro. Una buena idea sería poner un recordatorio automático en tu agenda. Un buen consejo es usar Google Calendar o el propio Google Inbox.

En los casos anteriores, puedes borrar el ítem cuando lo hayas resuelto (aunque sea temporalmente en el caso de la atención futura). Probablemente, la mayoría de los ítems en tus cestos de basura no pasarán de esta etapa.

Este paso es esencial para tener la cabeza libre y poder comenzar a producir y a enfocarnos en las tareas que requieren de atención inmediata. Si tu lista solo posee tareas de este tipo es hora de ir al próximo paso.

Paso 3. Pregúntate: “de todo lo que tengo en la lista, ¿cuál es la próxima actividad que debo ejecutar?”. Ahora que estás con la mente libre para producir, es necesario ser inteligente para escoger en qué vas a enfocarte primero.

Si es una tarea sencilla, puedes ir directo al próximo paso. Sin embargo, en nuestras vidas, muchas tareas son complejas. Estas requieren de pequeñas actividades para obtener el objetivo deseado.

A veces la tarea es más compleja y te exige que sea dividida en varias tareas más pequeñas. Entonces, necesitas agregarlas a una nueva lista llamada proyectos.

En la lista de proyectos, es necesario dividir cada ítem en dos subitems. Con los subitems definidos, regresa a los más importantes en tu lista principal. La lista de proyectos es una lista de todos los circuitos abiertos que exigen que más de una tarea sea concluida.

Un buen ejemplo sería tener un proyecto “alquilar apartamento”. Las subtareas serían, por ejemplo, “visitar la inmobiliaria”, “escoger apartamentos para visitar”, “hacerle una oferta a la inmobiliaria”.

La lista de proyectos es una herramienta para rastrear circuitos abiertos en los cuales todavía estás trabajando. Cuando concluyes todas las subtareas de un proyecto, puedes retirarlas de la lista de proyectos. Cuando aparecen nuevas tareas en el proyecto, como por ejemplo “encontrar codeudor para el contrato”, agrégalas a la lista.

Paso 4. Trabaja en tareas pequeñas: Este paso es para preguntarte, “¿puedo concluir esa tarea en una única acción y en menos de dos minutos?”. Las tareas simples, como las de los ejemplos anteriores, pueden ser ejecutadas inmediatamente.

Para que se entienda mejor, otros ejemplos de tareas cortas son:

• Responder una duda de un colega.
• Llenar un formulario.
• Agendar una reunión.

Si puedes concluirlas inmediatamente, ¿por qué no finalizarlas ahora y limpiar tu cerebro de ese circuito abierto?

Paso 5. Delega lo que no te compete, no es el mejor uso de tu tiempo: Finalizadas las tareas inmediatas, las fáciles y rápidas, es hora de saber cómo lidiar con las tareas un poco más complejas. Debes saber priorizarlas.

La primera pregunta debería ser: ¿soy la mejor persona para realizar esa actividad o puedo delegarla a alguien de mi equipo (familia, amigos, etc.)?

Si tiene sentido delegar esta actividad, hazlo. Una vez que delegues una tarea, debes agendar una fecha en la cual pretendes revisar su progreso. Si optaste por ejecutarla, ponla en tu lista de próximas acciones.

La lista de próximas acciones es una planificación puntual, que idealmente debe ser cerrada en el inicio del día para que logres ser productivo y hacer lo máximo posible.

Paso 6. Organiza tu lista de próximas acciones: Debes revisar constantemente tu lista. Las dos formas más comunes de hacerlo son por contexto y por prioridad. Para organizar tu lista por contexto, pregúntate: “¿dónde necesito estar para realizar esta tarea?”.

Los contextos pueden ser locales físicos, como tu oficina, tu casa o el supermercado. Además, también pueden ser situaciones específicas, ya preasignadas diariamente o semanalmente en tu agenda.

Un buen ejemplo de contexto de situación sería tener un horario fijo en tu agenda, como por ejemplo, de 8 a 9 de la mañana, para “gestión de e-mails” o “reuniones internas”. Para cada contexto, debes crear una lista de tareas.

Organizar por contexto te ayuda a mirar tu lista de próximas acciones y ver qué necesitas hacer según dónde te encuentres, independientemente de lo que estés haciendo.

En cuanto a la organización por prioridad, debe hacerse de forma diferente. Es necesario considerar datos de tu contexto, tiempo y energía disponible. ¿Qué te recompensará más?

Otro punto importante es considerar las tareas de acuerdo a tus objetivos a largo plazo. Allen también sugiere que conozcas la matriz Eisenhower de priorización que está basada en la urgencia de las tareas.

Etapa 3: ejecutando – Get shit done!

Ahora que ya creaste tu lista de próximas acciones y las organizaste por contexto y prioridad, estás listo para comenzar a trabajar. Manos a la obra para ejecutar las tareas más complejas.

Aun así, tendrás tareas que irán apareciendo en tu agenda (aquellas que delegaste y marcaste un momento para verificar en el paso 5). Por eso, planifícate para tener tiempo también para ellas.

Si durante tu momento de ejecución, alguna nueva tarea comienza a distraerte, ponla en tu lista de circuitos abiertos. Así, podrás regresar a ella posteriormente.

Etapa 4: analiza y revisa tu rutina

La última etapa es la constante revisión de la lista. Existen tres análisis esenciales que deben tornarse hábitos para que podamos mantener los circuitos constantemente en eje. Son los siguientes.

• Revisión del nuevo contexto: un ejemplo de contexto nuevo es el consejo de una empresa en la que has sido invitado a participar mensualmente. Siempre que estés en un nuevo contexto, verifica tu lista de próximas acciones. Esto crea el hábito de trabajar en tus prioridades en cualquier contexto.
• Revisión diaria de la agenda TODAS las mañanas: consulta tu agenda y mira qué tareas necesitas completar ese día. Analiza, evalúa y, si lo necesitas, haz ajustes.
• Revisión semanal de las listas de próximas acciones y de los circuitos abiertos: la revisión semanal es esencial para potenciar tu productividad usando el GTD. Funciona de la siguiente forma.
  • Vacía tu lista de circuitos abiertos: revisa tu lista principal semanalmente, e intenta sacar de ella el mayor número de actividades posibles.
  • Revisa tu lista de proyectos: finaliza los proyectos concluidos, evalúa cuáles están perdiendo importancia y si surgieron nuevos proyectos.
  • Limpia tu lista de próximas acciones: reorganiza tu lista transfiriendo las tareas de la semana pasada que todavía necesitan ser concluidas y agregando nuevos ítems a tu lista de circuitos abiertos.

La revisión semanal permite que te mantengas organizado y constantemente evolucionando.

Notas finales

El GTD no es un método tan fácil como parece. Se trata de un conjunto de hábitos que toman tiempo para ser formados. En lugar de intentar hacer todo al mismo tiempo, te sugerimos que mejores cada uno de los pasos poco a poco. Crea un hábito cada vez, siempre en rumbo hacia el próximo. 

El objetivo del método es hacer que te enfoques en el trabajo que importa y terminar con tu procrastinación. En caso de que tengas dudas, siempre piensa si aquella actividad que estás haciendo es realmente importante para alcanzar tus objetivos. ¡Eso es Getting Things Done!

Consejo de 12min

Si te gustó este microlibro, ¿qué tal leer “El principio de la productividad”? Sus consejos pueden ser muy útiles para tu vida diaria.